정기적인 1대1 회의와 미팅은 원격근무 팀에게 중요한 시간입니다. 대면할 기회가 적은 비동기 업무 환경에서 정기적으로 진행되는 1대1 미팅(1 on 1 미팅)은 특히 더 중요합니다. 관리자에게는 업무 진행 상황을 확인하고 이슈를 빠르게 해결할 수 있는 기회이며, 직원들에게는 업무와 관련된 의견과 애로사항에 대해 어필하고 피드백을 바로 받을 수 있기 때문이죠.
특히 기업의 관리자라면 원격으로 진행되는 1:1 회의를 어떻게 더 효율적으로 진행할 수 있는지 고민하고 운영 팁을 알고 있는 것이 필요합니다.
오늘은 원격근무 팀이라면 꼭 알아야 할 효과적인 1대1 미팅을 위해 지켜야 할 규칙과 체크리스트를 소개해드릴게요.
1:1 미팅이란?
이름에서 바로 알 수 있듯이 일대일 미팅는 직원과 매니저간의 개별적인 만남의 시간으로 회의, 면담, 멘토링 등 다양한 형태가 있을 수 있습니다. 특히 원격근무 팀에서의 1:1 미팅은 구성원 간의 관계를 구축하고 업무 생산성을 확인하고, 업무 만족도 등까지 영향을 미칠 수 있는 기회입니다.
원활한 1:1 원격 미팅을 위한 3가지 규칙
원활한 1:1 회의 를 위해 지켜야 할 기본적인 세 가지 규칙은 간단합니다. ‘비디오 사용, 정기적으로 진행(가능하면 매주), 멀티태스킹 금지’ 입니다.
원격근무 환경에서는 채팅이나 비동기적인 방식을 통한 의사소통이 기본이 되므로 1:1 회의 시간에는 화상회의 플랫폼을 이용해 얼굴을 보고 대화하는 것이 더 효과적입니다. 비언어적인 신호까지 놓치지 않고 대화할 수 있는 기회를 놓치지 않도록 하세요.
완전 원격근무를 운영하고 있는 깃랩(GitLab)은 최소 일주일에 한 번씩 1 on 1 미팅을 하는 것이 좋다고 권고합니다. 대면 커뮤니케이션 없이 업무를 하는 기간이 길어지면 의사소통 과정에서 생기는 문제를 빠르게 처리할 수 있는 기회를 놓칠 우려가 있기 때문입니다. 상황이나 필요에 따라서 한 주는 동기식으로, 다른 한 주는 비동기식으로 번갈아가면서 진행하는 것도 가능합니다.
마지막으로 회의 중에 다른 일을 하지 않는 것입니다. 당연한 이야기 같지만 화상 회의로 진행되는 미팅의 특성상 생각보다 적지 않은 사람들이 회의 중에 다른 브라우저 창을 열어 회의와 관련 없는 무언가를 보곤 합니다. 대화에 도움이 되는 내용이 있다면 상대방에게 이야기하고 화면 공유를 하면 더욱 원활한 미팅 진행이 가능합니다.
더 생산적인 1대1 미팅을 위한 체크리스트
정해진 시간에 화상 회의 플랫폼에 들어가서 얼굴을 마주 보는 것만으로 1대1 미팅이 잘 진행되는 것은 아닙니다. 가볍게 수다를 떠는 시간으로 끝내지 않고 더 나은 일대일 회의를 하기 위해 다음과 같은 것들을 체크해보세요.
• 주제가 있는 미팅
구글 문서(Google Docs)나 노션 등 서로 프로젝트를 공유하고 있는 문서 협업툴을 활용해서 미팅을 하기 전에 어떤 주제로 진행할 것인지를 정하는 것이 필요합니다. 하지만 이 아젠다는 매니저가 일방적으로 정하는 것이 아니라 팀원도 주도적으로 정할 수 있도록 해야 합니다.
논의하고 싶은 내용을 미리 공유하면 미팅 전에 해결할 수 있는 사안들은 처리를 해놓고, 추가적인 논의가 필요하다면 미팅에서 한 단계 더 진전된 논의가 가능합니다. 이렇게 회의를 운영하면 더 빠르게, 효율적으로 진행할 수 있습니다.
• 고정된 일정에 진행하기
정기적인 1대1 미팅을 위한 반복된 일정을 잡아두고, 특별한 경우를 제외하고서는 일정을 지키는 것이 좋습니다. 정해진 일정에 미팅을 하지 못한다면 취소하지 말고 일정을 변경하세요. 1 on 1 미팅을 루틴으로 만들어 놓으면 일정 기간 동안 진행된 업무 흐름을 파악하기에도 좋습니다.
• 정기적으로 리뷰하기
고정적인 일정을 가지고 진행되는 1대1 미팅이 지속될 때 빠지기 쉬운 함정은 특별한 성과가 없는데도 그저 일정이 잡혀있기 때문에 만나는 일입니다. 1:1 미팅의 좋은 점 중 하나는 바꾸고 싶은 사항이 있다면 두 사람이 합의하면 되므로 빠르고 쉽게 반영할 수 있다는 것임을 염두에 두세요. 만약 어떤 방식이든 효과가 없다면 빠르게 변경하고 회고를 통해 성과를 파악하는 것이 필요합니다. 회의 빈도, 주제, 형식 등에 상관 없이 개선이 필요한 부분은 빠르게 액션을 취하면 더욱 효율적인 미팅을 진행할 수 있습니다.
• 기록하고 공유하기
미팅을 하면서 메모를 하고 미팅 종료 후 공유하면 어떤 내용으로 이야기를 나눴는지, 어떤 액션이 필요한지 등을 다시 기억하기 위해 애쓸 필요가 없습니다. 회의를 하면서 바로 메모를 하는 것이 익숙하지 않을 수 있지만 협업툴을 이용해 반드시 기록하고 공유하세요.
• 액션 아이템 작성하기
1대1 미팅의 목적은 무엇일까요? 상황에 따라 다양한 목적이 있을 수 있지만 대체적으로 지금까지 한 일을 확인하고 다음 할 일을 정하는 것입니다. 미팅을 하면서 다음 회의에서는 무엇을 논의할지 정하고, 그 사이 혹은 좀 더 장기적으로 어떤 업무를 할 것인지 액션 아이템 목록을 작성하는 것이 좋습니다.
오늘은 이렇게 원격근무 환경에서 진행되는 1대1 미팅을 어떻게 하면 더 의미 있게 진행할 수 있을지 알아보았습니다. 루틴 만들기, 미리 주제 정하기, 액션 아이템 작성하기, 기록하고 공유하기, 정기적으로 리뷰하기 중에 혹시라도 빼놓고 있는 항목이 있다면 적용해보시는 건 어떨까요?
