몇 년전과 비교하면 하이브리드 근무 를 하는 기업들을 어렵지 않게 볼 수 있습니다. 기업 입장에서도 아직까지는 100% 리모트워크를 하는 것보다 부담감이 적고 도입하기 쉬운 점이 이런 배경에 있고요.
팬데믹 기간 중에 완전 재택근무를 하다 하이브리드 근무 방식으로 전환하는 회사도, 사무실 근무를 하다 전환하는 회사도 모두 고려해야할 것들이 있습니다. 하이브리드 워크 가 어려운 점은 두 가지 업무 방식이 혼재되어 있다는 것입니다. 어떤 부분에서는 사무실 혹은 원격 근무 중 하나를 선택하는 것보다 더 많은 노력을 필요로 할 수 있기 때문입니다.
원활하고 효과적으로 하이브리드 워크를 운영하고 싶다면 다음과 같은 항목들을 고려해 보세요.
하이브리드 근무의 리더십은 사무실 밖에서
각 팀의 리더와 경영진이 하이브리드 워크 환경에서 리더십을 발휘해야 할 이상적인 장소는 바로 사무실 밖입니다. 이런 업무 분위기는 경영진이 원격 근무를 위해 지켜야 할 원칙을 어기는 일을 방지할 수 있습니다.
경영진들이 원격근무 환경에서 리더십을 발휘한다면 재택근무를 하면서도 업무를 원활하게 수행할 수 있는 환경을 만들기 위한 노력을 자연히 하게 됩니다. 리모트 워크에 필요한 소프트웨어, 기술, 교육 등에 대한 업무를 우선 순위에 놓을 수 있는 위치에 있는 사람들이 바로 경영진들이기 때문입니다.
무엇보다도 직원들에게 사무실에서 일하는 것이 권력이나 의사 결정의 중심지가 아니라는 것을 알게 하는 것도 중요합니다. 그저 관리자들에게 잘 보이기 위해 사무실에 출근을 해야할 것 같은 부담감 역시 줄어들기 때문입니다.
모든 회의는 기록으로 남기고 공유하기
미리 공지 및 예정되지 않은 회의를 사무실에서 갑작스럽게 진행하게 될 때 하이브리드 근무 팀에서는 혼란을 줄 수 있습니다. 사무실에 있는 김에 몇몇 사람들을 모아서 회의를 하는 게 효율적이라고 느껴질 수도 있지만 재택근무를 하는 직원들이 있다면 누군가는 업무 업데이트를 받지 못하는 상황으로 이어집니다. 그리고 회의에 대한 내용이 문서화되지 않는다면 혼란이 가중된다는 점도 염두에 두세요.
가능하다면 회의를 미리 공지하여 진행할 수 있도록 하고, 피치 못하게 사무실에서 갑자기 회의를 하게 되었다면 꼭 관련 내용을 모두에게 공유하도록 하세요. 회사 차원에서 모든 회의가 문서화 되도록 규정을 정하고 비공식 회의를 진행하더라도 관계된 모든 사람들이 쉽게 내용을 확인할 수 있도록 기록하고 공유하는 과정을 꼭 거치도록 하는 것이 필요합니다.
만약 필요하다면 회의를 녹화 혹은 녹음하여 투명한 커뮤니케이션의 자료로 활용되고 공유되어 소통 오류를 최소화할 수 있습니다.
하이브리드-원격 회의에 적합한 환경 마련하기
모두가 같은 날 사무실에서 일하는 게 아니라면, 어떤 회의에서 누구는 대면 참석, 누구는 화상통화로 참석할 것입니다. 만약 사무실에 있는 직원들끼리 큰 회의실에 모여서 하나의 화면을 보면서 원격으로 참여하는 직원과 회의를 한다면 어떨까요? 이렇게 진행되는 회의는 생각보다 쉽지 않습니다.
불가피하게 하이브리드 회의로 진행이 된다면 모두가 줌과 같은 화상 통화 플랫폼에 개별적으로 접속하는 것이 가장 좋습니다. 다른 사람의 음성이 겹칠 정도로 가까운 위치에 있다면 오히려 원활한 화상 회의에 방해가 되므로 개별적인 공간에서 회의에 참여하는 것이 낫습니다. 이렇게 하이브리드 회의를 위해 직원들에게 개별 회의실을 제공할 수 있는 환경을 만드는 것이 필요합니다.
커피챗은 누구든, 어디서든 참여할 수 있게
편안한 분위기에서 직원들이 친목을 쌓을 수 있는 커피챗 역시 사무실에 있든없든 상관 없이 참여할 수 있도록 세심하게 배려할 수 있도록 고려해야 합니다.
인재 채용 환경 변화 준비하기
직원들이 일주일에 1일 이상 의무적으로 사무실 출근을 해야하는 회사라면 사무실이 대면 협업을 위한 장소가 되기 때문에 직원들의 출퇴근 환경과 신규 직원 채용 에 대한 고려를 해야합니다.
직원들은 통근이 가능한 거리의 지역에서 근무해야 하는데, 이는 인재 채용에도 영향을 미칠 수 있음을 알고 있어야 합니다. 재택근무를 할 때는 지역에 상관 없이 인재풀을 확보할 수 있지만 하이브리드 근무 환경에서는 필연적으로 지역 제한이 생길 수 있습니다.
그리고 하이브리드 근무 환경에서 팀을 성장시키기 위해서는 새로 합류하는 직원들까지도 회사의 근무 환경과 문화에 대한 진정한 그림을 이해할 수 있게 준비해야 합니다.
적응 기간과 변화에 대한 고려
재택근무에서 하이브리드 근무 방식으로 전환하는 초기 단계에는 사무실 활용도가 매우 높을 수 있습니다. 집이나 다른 공간에서 일하던 직원들이 업무 환경의 변화와 동료들을 만나기 위해 사무실에 더 자주 올 수 있기 때문입니다. 하지만 새로운 혼합형 근무 방식과 워크 플로우에 적응되고나면 사무실 이용률은 처음보다 줄어들 수 있습니다.
하지만 이런 변화에 대해서 부정적으로 생각할 필요가 없습니다. 꼭 사무실에 출근하지 않아도 업무가 원활하게 진행될 수 있을 정도로 업무 문화가 발전하고 있다는 지표로 받아들일 수 있습니다.
새로운 업무 방식을 선택한다는 것은 결국 더 나은 환경을 위한 결정입니다. 세심하게 준비된 하이브리드 워크는 직원들의 업무 성과와 긍정적인 기업 문화에도 더 좋은 영향을 미칠 수 있습니다.
