원격근무 비동기 커뮤니케이션, 언제 어떻게 해야 효율적일까?

원격근무 기업에서는 비동기 커뮤니케이션이 기본이라고들 합니다. ’비동기식(asynchronous)‘ 업무는 실시간으로 업무가 이루어지지 않는 형태를 말하는데요, 간단한 예로 회의실이든 화상 회의든 얼굴을 보고 실시간으로 대화하며 업무를 한다면 ’동기식‘, 메시지나 이메일을 보낼 때 실시간으로 답변이 오지 않을 것이라는 것을 전제로 하는 것을 말해요.

리모트 워크를 채택하는 일부 조직들은 비동기식으로 일하는 것을 혼란스러워 하기도 합니다. 원격근무가 일의 미래라고 믿는 깃랩(GitLab)이 알려주는 비동기식 업무와 커뮤니케이션 팁을 소개해드립니다.

비동기식 업무, 왜 하는 건가요?

“비동기 작업은 간단한 개념입니다. 여러분이 할 수 있는 한 많이 하고, 모든 것을 문서화하고, 프로젝트 담당을 다음 단계의 작업을 할 사람에게 이전한 다음, 다른 일로 넘어가는 것입니다.”

— 리모트 블로그(Remote blog), 프레스턴 W (Preston W)

동시에 일할 수 있는데도, 왜 비동기식으로 일하는 게 중요하다고 할까요? 원격근무 기업에게 있어서 비동기식 작업은 업무 효율성을 높이는 것뿐만 아니라 직원과 기업 모두에게 상당한 장점이 있습니다.

1. 자율성과 권한 부여

비동기식으로 일한다면 팀원들은 각자 일정에 따라 프로젝트를 진행할 수 있는 자율성과 권한을 갖게 됩니다. 다른 시간대에서 일을 하든, 오후에는 가족들과 시간을 보내든 자유롭게 결정할 수 있죠. 이러한 유형의 자율성은 회사에 대한 충성도와 업무 효율성과 생산성 향상으로 이어집니다.

여기에 더해 “유연한 휴가 정책”, 즉 팀원들이 원할 때 휴가를 갈 수 있도록 한다면 비동기식 업무의 장점을 극대화할 수 있습니다.

2. 전세계 인재 확보 가능

비동기 작업의 가장 큰 이점 중 하나는 서로 다른 시간대에서 일하는 것이 가능하다는 점입니다. 깃랩의 직원들은 65개국 이상에 퍼져있기 때문에 회사는 24시간 내내 일하고 있는 셈입니다. 누군가가 자고 있을 때 다른 누군가는 일하고 있으니까요. 이와 같이 비동기식으로 업무를 처리하면 ‘시차’와 ‘지역’이라는 장애물을 제거하고 글로벌 인재들을 포용하는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

3. 보다 신중하고 의도적인 커뮤니케이션

대부분의 업무는 회사 사이트가 다운되지 않는 한 지금 당장 의사 결정을 할 필요가 없는 것들입니다. 비동기식으로 업무를 하면 모든 직원들이 미리 계획을 세우고, 어떤 일에 의견을 낼 때도 시간을 가지고 생각을 다듬을 수 있도록 도와줍니다.

비동기로 작업하는 기업들의 의사소통은 정확하고 직접적입니다. 왜 그럴까요? 비동기 작업에 익숙해진 구성원들은 누군가에게 메시지를 보낼 때 답변이 올 때까지 시간이 걸릴 것을 이미 염두에 두고 있기 때문이죠. 보다 효율적인 의사소통을 위해 다른 이들이 어떤 질문을 할 지 예측하고 해당 내용까지 포함한 메시지를 보내게 됩니다.

메시지를 작성하고 편집하는 데 더 오래 걸릴 수 있기 때문에 처음에는 비효율적으로 느껴질 수 있지만 장기적으로 경험할 이점은 상당합니다. 세심하게 고려된 메시지는 문서화되고 이는 나중에 회사에 들어오는 사람들이 아카이브를 살펴보면서 스스로 그간의 업무 진행 상황을 배울 수 있게 해줍니다.

4. 기업 내 지식 격차 해소

사무실에서 함께 일하는 많은 기업들이 회의실에서 즉석에서 결정을 내리고, 그 과정을 문서화하는 일을 소홀히하면서 정보가 참석자에게만 몰리고, 새로 입사한 사람들은 업무 히스토리를 모르는 것이 당연한 상황들을 경험합니다. 이는 업무 효율성을 갉아먹는 지식 격차를 만듭니다.

비동기로 업무를 하면서 모든 것을 문서화하려는 노력은 이런 이유 때문에 중요합니다. 모든 회의록이 공개되고 텍스트를 기반으로 대화하기 때문에 다른 직원들도 쉽게 검색하여 찾아볼 수 있고, 특정 정보를 누군가가 독점하는 일도 없습니다.

효과적인 비동기 커뮤니케이션을 위한 질문

비동기식 업무는 어렵지 않지만 잘 하기 위해서는 의도적인 행동들을 필요로 합니다. 메시지를 보내고, 음성 메일을 남기고, 화상 회의를 할 때 항상 염두에 두어야 하죠.

가장 쉬운 방법으로는 다음과 같은 질문을 하는 것입니다 “팀 또는 회사의 다른 직원이 깨어 있지 않을 때 이 메시지를 전달하거나/이 작업을 제시하거나/이 프로젝트를 지금 당장 진행하려면 어떻게 해야할까?”

비동기식 업무 환경에서 메시지를 보낼때, 다음 6가지 질문을 고려할 수 있습니다.

• 이 메시지에 가장 적합한 형식(서면, 구두, 비디오…)을 사용하고 있는가?

• 이 메시지를 받는 사람은 그들이 필요로 하는 모든 정보를 가지고 있는가?

• 혼란이 없도록 명확하게 소통하고 있는가?

• 어조와 메시지가 어떻게 받아들여질지 고려하고 있는가?

• 대화나 프로젝트가 앞으로 나아갈 수 있도록 필요한 자원이나 다음 단계를 제공하고 있는가?

• 나중에 참조할 수 있는 방식으로 문서화되고 있는가?

이처럼 효과적인 비동기 커뮤니케이션을 위해서는 시간과 계획, 적합한 도구가 필요해요. 하지만 이를 위한 시간 투자는 그만한 가치가 있습니다. 위와 같은 질문들을 던지며 커뮤니케이션을 하면 명확하고 완전하게, 배려 깊은 메시지를 보낼 수 있습니다. 결과적으로는 업무 효율성과 협업 수준을 높이는 의사소통이 되는 것이죠.

강력한 문서화는 비동기식 업무의 필수 조건

비동기 커뮤니케이션을 위한 강력한 문서화의 중요성은 아무리 강조해도 부족하지 않습니다.

예를 들어, 깃랩의 직원들은 누구나 모든 커뮤니케이션에 대한 접근 권한을 가지고 있습니다. 누군가가 어떻게 일하고 있는지 알고 싶은 누구든지 핸드북을 읽을 수 있어요.

다른 기업들이 그 정도 수준의 투명성을 선택할 수는 없지만, 조직 내에서 투명한 정보 공유가 비동기 커뮤니케이션과 작업에 매우 중요하다는 사실은 여전합니다. 모든 팀원은 온라인 상태(=업무 중)인지 여부에 관계없이 언제든지 업무와 관련된 문서에 접근할 수 있는 권한을 가지고 있어야 합니다.

1. 완벽 대신 개선

모든 것을 문서화해야한다는 말이 조금은 부담스럽게 들릴 수도 있겠네요. 하지만 문서화는 완벽이 아니라 점진적으로 개선해나가는 것입니다. ‘초안 모드’에서부터 시작한다고 생각하세요.

구성원들이 문서화에 적극적으로 참여하도록 할려면 점진적인 개선을 적극적으로 격려하고 칭찬하는 문화가 필요합니다. 미완성된 문서를 환영하지 않는다면, 문서화 과정에 참여하는 것을 부담스러워할 수 있기 때문입니다.

2. 문서화는 정확하게

비동기 커뮤니케이션의 핵심은 문서화라고 할 수 있습니다. 실시간으로 진행되지 않는 커뮤니케이션 및 업무 방식에서도 정확하게 문서화를 통해서 높은 수준의 업무 효율을 유지할 수 있습니다. 만약 표준화된 문서화 방법이 없다면, 그것을 먼저 정하는 것이 필요합니다. 모두가 동일한 문서 템플릿을 사용한다면 어떤 내용을 어떻게 써야할지 고민하는 시간이 없어지고 효율적으로 문서화가 가능합니다.

3. 올바른 도구 사용

비동기식 업무를 잘 하기 위해서는 가능한 한 적은 수의 채널로 커뮤니케이션 하는 것을 목표로 적합한 툴을 선택해야 합니다. 프로젝트를 진행할 때 이메일, 채팅, 디자인 도구, 공유 드라이브 등 업무를 위해 다양한 툴을 사용하게 됩니다. 이 모든 것들을 하나의 도구에서 해결할 수는 없지만 진행 상황을 전달하기 위해 하나의 협업툴 시스템을 이용할 수 있습니다.

비동기식 vs.동기식 이럴 때 활용하세요

비동기식으로 일하는 것이 절대적인 기준이라거나 그 자체로 목표가 되어서는 안됩니다. 필요한 때에 적절히 실시간(동기식)으로 소통하는 것도 필요합니다.

동기화와 비동기 동기화를 언제 사용해야 하는지 깃랩(GitLab)의 직원들은 이렇게 얘기합니다.

이럴 때는 비동기식이 효율적!

• “저는 업무 관련, 공식적인 메시지라면, 비동기 커뮤니케이션을 선호해요. 동기식 소통은 커피 채팅이나 그룹 소셜 채팅처럼 동료들과 관계 맺기에 좋고요.”

• “개발자로서 비동기식 업무가 좋아요. 가끔 어떤 코드를 몇 번씩 읽어야 할 때도 있거든요. 코드를 검토할 때도 좋아요. 다함께 전체적인 리뷰를 할 때는 실시간 화상 통화와 비동기식 업무가 조합되는 게 유용하지만 그 결과는 문서화되어야죠. 구글 문서도 쓰지만 저희는 깃랩에서 기록하고 검색하고 댓글을 달기가 더 쉬워서 깃랩을 사용해요.“

• “대부분의 저는 비동기 커뮤니케이션을 기본으로 해요. 어떤 결정을 내리기 전에 한발짝 물러나서 바라보고 추론을 반복하는 것이 일을 더 쉽게 하기도 해요. 어떤 문제 해결을 위해 동료와 짧은 대화를 나누고 결과를 문서화하는 걸 선호해요. 제가 예외적으로 비동기보다 동기화를 선호하는 경우는 중요한 결정을 내리기 전의 최종 마무리 단계로 브레인스토밍을 할 때예요.”

이럴 때는 동기식이 효율적!

• “빠르게 해결해야 하는 이슈가 생겼거나 마감일처럼 시간적으로 긴급한 문제가 있을 때는 동기화 회의를 선택해요.”

• “다양한 비동기 커뮤니케이션과 업무 방식을 사용했지만 문제가 효율적으로 진행되지 않는다거나, 서로 다른 얘기를 한다거나 원하는 결과로 이어지지 않을 때 동기화를 사용해요.그리고는 다시 비동기식으로 돌아가는 거죠.”

• “줌에서 10분 동안 얘기하는 게 응답을 몇 시간 동안 기다리는 것보다 효율적이라고 판단될 때는 그렇게 해요.”

• “팀원들이 전에 만난 적이 없을 때 친분을 쌓기위해서 커피챗이나 팀통화를 해요.”

• “프로덕트 디자이너로서 설계 프로세스 초기 단계에서는 동시에 브레인스토밍을 하고 문제를 이해하는 시간이 필요해요.”

• “다른 팀과 협업할 때 세부 사항이나 목적을 이해하기 위해 실시간으로 그 자리에서 질문하고 답하는 시간을 가지면 효율적이에요. 저는 디자이너인데 어떤 기능의 세부적인 기술 관련 내용들을 잘 이해하고 나면 비동기식으로 일하는 게 편해지거든요.”

비동기식 업무를 해보기 전에는 ‘정말로 모이지 않고도 일이 될까?’라고 생각하실 수도 있어요. 하지만 올바른 방법으로 일단 시작해보면 생각보다 업무 효율이 높다는 것을 느끼실 겁니다.