리모트워크 도입 시 알고가야 하는 법률제도

안녕하세요. IMHR 서지혜 대표입니다.

우리나라에서 리모트 워크가 제대로 실시된 건 아마 코로나19의 영향이 아닐까 싶습니다. 많은 회사들이 리모트워크에 대해 처음에 의구심을 가졌죠. 성과 평가가 될까, 관리가 될까, 혹은 의사소통이 제대로 될 수 있을까라고 생각했는데요. 코로나19로 실제 시행하면서 오히려 리모트 워크에 대해 업무 효율이 증가하고 직무 만족도가 높다는 긍정적인 평가를 내리고 있는 것 같습니다.

그래서 리모트워크는 이제 근무 방식의 변화라고 생각하는데요. 하지만 아쉽게도 현행 근로기준법 등 노동관계 법령에서는 리모트워크에 관해서 특별히 예외 조항을 두고 있거나 근거 법률이 있는 것은 아닙니다. 그래서 리모트 워크를 실시할 때에도 현행 근로기준법을 준수를 해야 하는데요.

리모트 워크 도입 시 고려해야 할 법률 제도에 대해 자세하게 살펴보도록 하겠습니다.

1. 도입 절차📑

리모트워크는 어떻게 도입하면 될까요? 그냥 도입해도 될까요? 궁금해하시는 분들이 많은데요.
우선 리모트워크는 만약에 회사에 근거 규정이 있다면 그대로 실시해도 무방합니다.

예를 들어 취업 규칙에 ‘회사는 희망하는 근로자에 대해 재택근무를 실시할 수 있다’, 혹은 근로계약서에 재택근무에 관해 설정해 두고 ‘회사는 업무 상황에 따라 재택근무를 실시할 수 있다’라는 제도 시행에 관한 근거 규정이 있다면 그에 따라 실시하는 것에는 전혀 문제가 없습니다.

그런데 리모트워크가 과거에 많은 회사들이 당연하게 활용하는 제도가 아니었기 때문에 이런 근거, 규정이 있는 회사보다는 없는 회사가 더 많은데요. 그럴 때에는 근로계약서나 취업 규칙에 리모트워크에 관한 근거 규정을 넣고 개별 근로자의 동의를 통해 자유롭게 리모트워크를 실시할 수 있습니다.

다만 근로계약서에는 근무 장소가 반드시 기재되어야 해서 근무 장소가 변경되면 근로기준법에 따라 근로계약서를 수정하는 작업을 해야 합니다. 그런데 여러분도 아시듯이 리모트워크는 근무 장소 변경이 수반될 수밖에 없잖아요. 그래서 근로계약서에 리모트워크를 실시할 수 있다는 내용을 넣어두고 근로계약서를 다시 한 번 작성하는 절차가 필요합니다.

향후에는 단서 조항을 통해 ‘근무 장소가 향후에 변경될 수 있다 혹은 다른 데로 변경될 수 있다’라는 예외 규정을 근로계약서에 두는 것이 계속적으로 변경하여 근로계약서를 체결하는 비효율을 줄일 수 있을 것입니다. 만약에 우리 회사의 전체 근로자에게 리모트워크를 실시하고 싶다면 근로계약서와 별도로 취업 규칙에 근거 규정을 넣어두는 것도 방법입니다. 다만 여기서 기억하실 것은 취업 규칙에는 리모트워크에 관한 규정이 필수 사항은 아니라는 것입니다.

즉 근로계약서를 통해서 근무 장소 변경에 관한 내용만 넣더라도 충분히 리모트워크는 실시할 수 있고 취업 규칙의 리모트워크에 관한 규정을 추가하여도 충분합니다. 이 부분은 근로자들의 근로 조건을 불이익하게 변경하는 것, 즉 불리하게 바꾸는 것은 아니기 때문에 직원들의 동의나 의견 청취 절차를 거치면 됩니다. 따라서 리모트워크를 처음 도입하고자 할 때에는 현재 우리 회사에 그런 근거 규정이 있는지 먼저 살펴보시고 없다면 개별 직원들과의 근로계약서 체결을 통해서 충분히 실시할 수 있습니다.

2. 근로시간과 연장근로 및 휴식시간⏰

리모트워크와 관련해 실무에서 가장 이슈가 많은 내용인데요. 바로 근로시간에 관한 내용입니다.
근로시간이란 직원이 회사의 지시 감독을 받아서 근로를 제공하는 시간을 말하는데요. 리모트워크를 할 때에도 근로기준법상 근로시간에 관한 규정은 모두 적용된다고 고용노동부는 해석을 하고 있습니다. 따라서 하루 8시간 1주 40시간 그리고 일주일에 최대 12시간까지 연장근로를 할 수 있다는 근로기준법 조항은 리모트워크에도 그대로 적용된다고 해석됩니다.

그런데 리모트워크를 실시할 때 다양한 업종과 직무를 살펴보면 상시적으로 근로 시간을 관리하는 게 굉장히 곤란한 경우도 많고, 오히려 근로 시간을 관리하는 것이 업무 효율을 떨어뜨려서 적절하지 않은 경우도 많은데요. 이럴 때는 근로기준법에서 정하고 있는 유연 근무제도를 활용하는 것이 방법일 수 있습니다. 이때 활용할 수 있는 유연 근무제는 사업장 밖 간주 근무제와 재량 근무제 두 가지가 있는데요.

물론 근로기준법에서는 유연 근무제를 이 외에도 탄력적 근로시간제, 선택적 근로시간제 등 다양하게 있지만 리모트워크를 실시하는 과정에서 근로시간 관리가 곤란하거나 적절하지 않을 때 활용할 수 있는 유연 근무제는 이 두 가지 제도라고 기억하시면 좋을 것 같습니다. 해당 제도는 세 번째 유연근무제 활용에서 좀 더 살펴보도록 하겠습니다.

그럼 리모트워크를 하는 도중에 연장 근로를 했다면 수당을 주어야 할까요?

네 맞습니다. 수당을 그대로 주어야 하는데요. 그러면 항상 여기서 이슈가 나옵니다.
근로자가 얼마나 일을 하는지 사용자가 옆에서 예의주시하며 다 지켜본 것이 아닌데 어떻게 연장근로를 했는지 아닌지를 알 수 있냐는 거죠. 물론 리모트워크를 할 때도 시스템이나 정보통신 기술을 활용해서 근로 시간을 매번 체크할 수 있는데요. 그렇지 못한 경우도 많기 때문에 이 부분은 항상 이슈가 있는 것 같습니다. 그래서 리모트워크를 실시할 때에는 연장 근로에 있어 사전에 허가를 받도록 하거나 사후에 승인을 받도록 하는 절차를 두는 것이 매우 중요합니다.

그럼 근로자의 자발적 연장근로는 어떻게 해야할까요?

사용자에게 별도 보고하지 않았다, 팀장에게 보고하지 않고 자발적으로 연장근로를 했는데 이런 경우도 수당을 주어야 할지 궁금하시죠. 원칙적으로 이런 경우는 연장근로수당을 지급할 의무는 없다고 고용노동부에서 해석하고 있는데요.

자발적 초과 근무 관리에 있어 조금 더 디테일하게 내용을 살펴보면,

▶ 사용자가 연장 근로 등을 지시하거나 묵인한 사정이 없어야 합니다.

▶ 근로자가 연장 근로를 하지 않으면 안 될 정도로 업무량을 과다하게 부여하거나 마감 기한을 부적절하게 정한 것으로 볼 만한 사정이 없어야 합니다. 즉 오늘 일을 주면서 내일까지 해, 내일 보고해라고 하는 것은 당연히 연장 근로를 할 수밖에 없는 개연성이 있다는 것이죠. 이럴 때는 자발적인 초과 근무라고 하더라도 연장 근무 수당을 주어야 하는 경우라고 보시면 됩니다.

▶ 사용자가 근로자의 자발적인 연장 근로를 사전에 인지한 것으로 볼 수 있는 사정이 없어야 합니다. 그래서 보통 많은 회사들이 퇴근 시간에 퇴근 명령 조치를 하거나 자발적인 연장근로를 하지 않도록 관리를 하고 있습니다.

리모트워크에서도 자발적인 초과, 근무 업무 시간 전 근무, 혹은 업무 시간 후 밤 늦은 시간에 근무하는 것에 대해서는 이러한 관리 절차를 통해서 연장 근로 수당에 관한 이슈를 없애는 것이 매우 중요하다고 할 것입니다.

또한 리모트워크를 도입하더라도 근로기준법에 따른 휴계와 휴일 휴가는 그대로 적용됩니다. 예를 들어 하루 8시간 재택근무를 한다면 4시간당 30분, 8시간 근무 기준으로 1시간 휴게 시간을 스스로 갖도록 지침을 만들어서 근로자들께 공지하는 것이 필요합니다.

만약 법정 휴게 시간과는 별개로
육아나 가사, 개인 사정으로 사적 이용 시간을 근로자가 신청했을 때는 어떻게 할까요?

물론 이것을 반드시 회사가 승인해줘야 하는 것은 아니지만 회사가 승인을 해주고 싶다고 할 때에는 해당 시간만큼을 연차로 부여하거나, 휴게 시간을 추가로 부여하거나, 또는 근로자와 합의해서 부여한 시간만큼 추가로 종업시간 이후에 추가 근무를 해서 8시간을 채우게끔 하는 방법으로도 충분히 가능할 것 같습니다. 그리고 리모트워크를 할 때에도 연차 유급 휴가는 그대로 적용이 되어서 이에 대한 사용 관리가 필요합니다.

3. 유연근무제 활용🧑🏻‍💻

리모트워크를 도입했을 때 근로시간을 적절하게 산정하기 어렵거나 관리가 어려운 경우 활용할 수 있는 유연 근무제가 사업장 밖 간주 근무제인데요. 사업장 밖 간주 근무제를 도입할 수 있는 요건은 크게 두 가지입니다.

1. 1. 주로 근무를 사업장 밖에서 해야 합니다.
      이때 사업장의 의미는 회사의 주소지, 공장이면 공장, 본사면 본사, R&D센터 같은 사업장을 의미하는데요. 리모트워크는 대표적으로 사업장 밖에서 근무하는 경우에 해당이 될 수 있습니다.

1. 2. 근무 시간 산정이 곤란해야 됩니다.
      이 뜻은 사용자가 항상 옆에서 보는 것이 아니기 때문에 하루에 몇 시간 근무하는지 알 수 없다는 뜻입니다. 그래서 근무 시간 산정이 곤란하다는 표현을 쓰는 것이죠.

이 두 가지 조건을 모두 만족할 때, ‘and’ 조건으로 만족을 할 때 일정한 시간을 근무한 것으로 간주한다는 제도입니다.

유연근무제는 크게 세 가지 유형이 있는데요.

1. 1. 소정 근로시간 유형 – 하루 8시간 1주 40시간을 근무한 것으로 서로 간주해서 사실상 10시간을 했을 지 7시간을 했을 지는 모르겠지만 하루 8시간 근무한 것으로 합의한다는 내용입니다. 이 유형을 도입할 때에는 근로계약서와 취업 규칙에 사업장 밖에서 근무할 때는 8시간을 근무한 것으로 합의하겠다는 내용을 넣어 주시면 됩니다.

1. 2. 통상 필요 시간 유형 – 노사 간 생각했을 때 업무 수행에 통상적으로 9시간 정도 필요할 것 같다고 하면 그 시간을 근무한 곳으로 정하는 유형입니다.
   3. 노사 합의 시간 유형 – 근로자와 대표의 서면 합의를 통해서 근무하기로 간주한 시간을 정하는 유형인데요. 사업장 밖 간주 근무제를 정확하게 잘 이용한다면 몇 시간 근무했는지, 어떻게 연장 근로를 했는지, 추가 근무를 했는지 여부와 관련없이 당사자 간 합의한 시간 만큼을 근무한 것으로 인정하기 때문에 근무 시간과 관련한 이슈가 없어질 수 있는 가장 좋은 제도입니다.

유연 근무제와 관련해 두 번째는 재량 근무제인데요.

업무 수행은 근로자가 재량으로 하지만 몇 시간 근무했는지는 서로 합의 결정하는 것이 재량 근무 제도입니다. 아쉽게도 이 제도를 시행할 수 있는 직종은 법에서 정하고 있습니다. 그래서 정하고 있는 직종에만 이 제도를 활용할 수 있는 단점이 있을 수 있습니다. 그리고 업무를 수행하고 배분하는 방식을 근로자가 다 재량껏 결정해야 합니다. 즉 사용자의 지휘 감독이 들어가서는 안 됩니다.

이 두 가지 조건을 만족하고 근로자 대표와의 서면 합의를 한다면 이 재량 근무제를 적법하게 활용할 수 있습니다.

4. 복무 관리💻

리모트워크를 활용할 때에도 복무에 관한 내용을 명확하게 규정하는 것이 필요한데요. 예를 들어 출퇴근 확인은 어떻게 할 것인지, 시스템을 쓸 것인지, 메신저를 통해서 보고를 할 것인지, 그리고 근무 시 복장을 완전 자유롭게 할 것인지 아니면 복장에 관한 특별한 제한을 둘 것인지 같은 사항입니다.

리모트워크 중 사업장에 출근해야 할 때는 이동 시간은 근로시간으로 봐줄 것인지에 관해서는 법에서 정하고 있는 것이 전혀 없기 때문에 회사에서 복무에 관한 규정을 명확하게 하는 것이 가장 필요합니다.

제가 실무적으로 봤을 때도 리모트워크를 할 때 개인의 사생활과 근무 시간이 사실상 겹치는 경우가 발생할 수밖에 없기 때문에 애매한 경계선상에 있는 일들이 발생하거든요. 그때 회사에서 근로시간에 그런 일을 하는 게 가능해라고 징계나 기타 불이익을 검토하지만 직원의 입장에서는 근무 시간 중에 잠깐 짬을 내 업무에 피해를 주지 않는 선에서 사생활에 관한 내용을 처리했기 때문에 다소 억울한 문제가 발생할 수도 있습니다.

그래서 무엇보다 복무에 관한 규정은 명확하게 서로 오해하지 않게 정하는 것이 가장 중요하다고 할 것입니다. 그리고 리모트워크의 특성상 근로 시간과 사생활을 엄격하게 구분하여서 근태를 관리하는 것은 사실상 어렵기 때문에 최소한의 일상생활에 대해서는 서로 양해할 필요가 있습니다.

그런 내용에 대해서 징계나 기타 불이익을 직접적으로 바로 가하는 것은 사실상 리모트워크를 이용하거나, 리모트워크를 잘해서 업무 효율을 높이고자 하는 니즈를 오히려 더 떨어뜨릴 수 있는, 직원의 직무 만족도를 더 떨어뜨릴 수 있는 HR의 조치라고 생각합니다.

그렇다면 리모트 워커들을 대상으로 GPS나 위치 추적 장치를 활용해도 될까요?

관련 법률에 따르면 위치 추적 장치는 그 주체의 동의를 반드시 받도록 정하고 있습니다. 그래서 우리 직원들의 정보는 주체의 동의를 받지 않고는 위치 추적 장치를 달 수가 없습니다. 또한 개인에 관한 정보이기 때문에 개인정보보호법상으로도 근로자들에게 ‘어떠한 정보를 수집하고 이걸 왜 수집하며 언제까지 보유해서 어떤 목적으로 쓰겠다’는 내용이 정확하게 고지된 상황에서 이 내용을 동의 받아야 법적으로 효력이 있습니다.

비동기 커뮤니케이션에 따른 업무 피해가 발생했을 때는 어떨까요?

예를 들어 상사가 질문을 했는데 응답이 늦어서 업무 처리가 제대로 되지 못했다고 할 경우입니다. 회사에 피해가 발생한 것 같은데 이 때 징계 등의 조치가 가능할지 여부는 회사의 규정이나 사안에 따라서 검토가 필요할 수 있습니다. 즉 케이스 바이 케이스라는 뜻인데요.

그래서 앞서 말씀드렸던 것처럼 리모트워크를 실시할 때에는 이러한 복무에 관해서는 좀 더 명확하게, 조금 지나치다 싶을 정도로 구체적으로 정하는 것이 향후에 당사자 간의 다툼이 발생하는 여지를 줄일 수 있을 것입니다. 응답이 늦어서 업무 처리가 부족했을 때 그렇게 된 배경이 다른 특별한 사정이 때문인지 또는 고의적이거나 과실이 있었는지 여부를 다 종합적으로 검토해서 징계 여부, 불이익 여부를 검토해야 할 것입니다.

5. 임금💰

리모트워크를 한다고 하더라도 근로의 질이나 양이 달라지는 것은 아니기 때문에 출근한 경우와 동일한 임금을 지급하는 것이 원칙입니다.

실제 제가 상담한 사례에서 리모트워크를 너무 하고 싶어서 대표님께 따로 부탁을 하고 자진해서 임금을 삭감하겠다고까지 얘기하는 경우가 있다고 들었는데요. 당사자 간 합의를 통해서 임금을 삭감할 수는 있겠으나 사실상 리모트워크라도 하루 8시간 근무하는 것은 동일하기 때문에 원칙적으로는 동일한 임금을 주는것이 맞습니다.

반면 출근한 경우에 한해서만 지급되는 금품의 경우에는 리모트워크를 실시할 때 지급하지 않아도 법적으로 문제가 없습니다. 예를 들어 실제 회사에 출근하는 경우에만 실비 변상적인 차원에서 교통비를 지급하는 경우, 리모트 워커에게는 이것을 미지급하더라도 문제가 없죠. 또 출근한 직원에 한해서 구내 식당에서 현물로 식사를 제공하고 그 밖의 경우에는 현물 제공이나 식비를 지급하지 않는다고 한다면 리모트 워커에게 식비를 지급하지 않아도 무방합니다.

그렇다면 실무에 대한 질문이 있는데요.
통신비나 소모품, 비품 등의 비용 부담은 누가 해야 할까요?

리모트워크를 실시하더라도 원칙적으로는 사용자에게 비용 부담이 있는 것은 사실입니다.
다만 통신비나 소모품비를 어느 정도 사용했는지, 이게 이 근로자의 일에 어느 정도 소요가 됐는지를 측정하기가 어렵기 때문에 실비 변상적인 수당으로 월 정액을 정하는 방법이 있습니다. 당사자 간 합의 또는 규정화를 통해 그 내용을 수당으로 보존하는 방법이 있을 수 있습니다.

6. 법정 의무 교육👩🏻‍⚖️

요즘 많은 회사들은 법정 의무 교육을 온라인으로 실시하는데요. 이때 직장 내 성희롱 예방 교육과 직장 내 장애인 인식 개선 교육, 개인정보 보호 교육은 필수적으로 모든 회사가 실시하여야 하는 교육이기 때문에 리모트 워커들에게도 해당 교육을 반드시 실시하고 실시한 증거, 교육 수료증이나 참석자 명단에 사인한 내용들을 반드시 회사가 보관하는 것이 필요합니다.

산업안전보건 교육이나 퇴직연금 제도 교육은 회사의 업종이나 업태 그리고 퇴직연금 제도를 도입했는지 여부, 퇴직금 제도를 운영하는지 여부에 따라 다르기 때문에 우리 회사가 이 교육을 실시해야 된다고 하면 리모트워크를 운영할 때에도 해당 교육을 실시하는 것이 맞습니다.

직장 내 괴롭힘 예방 교육은 필수 교육이 아니기 때문에 반드시 실시해야 하는 것은 아닙니다. 각 교육별로 교육의 방법과 시간은 근거 법령에서 정하고 있습니다. 예를 들면 ‘직장 내 장애인 인식 개선 교육은 반드시 한 시간을 실시해야 한다’ 혹은 ‘산업안전보건교육은 분기별로 실시해야 한다’ 이런 내용들은 개별 법령에서 정하는 바에 따르면 됩니다.

그리고 법적 의무 교육을 시행했다는 결과는 반드시 기록으로 남겨두고 3년간 보존할 필요가 있습니다. 고용노동부 근로감독 시에 반드시 체크하는 내용이기 때문에 리모트워크를 실시한 기간 동안 법정 의무 교육을 사정상 실시하지 못했다고 한다면 회사에 과태료가 부과될 수 있습니다.

다음에 이어서 실무 Q&A를 통해서 체크 포인트를 더 살펴보도록 하겠습니다:)

편집 Flexwork
출처 2022 일의 미래 리모트 워크 채용 박람회 & 컨퍼런스

👉🏻 ‘재택근무 시 식대, 교통비, 조직 활성화 비용은 어떻게 하나요?’ 보러가기