애자일 하면 Jira(지라)가 떠오를만큼 지라는 18만 명이 이용하고 있는 대표적인 프로젝트 관리 및 이슈 트래킹을 위한 소프트웨어로 손꼽힙니다. 오스트레일리아의 소프트웨어 기업인 Attlasian(아틀라시안)이 2002년에 소프트웨어 개발자들을 위한 이슈 트래커로 Jira를 개발했고, 발전을 거듭하여 현재의 프로젝트 관리 툴로 자리잡았습니다.
애자일 리포트 에서 81%의 지지를 받으며 애자일 팀을 위한 최적의 프로젝트 관리 툴로 인정받는 Jira(지라)는이제 IT 및 소프트웨어 기업뿐만 아니라 마케팅, 인사, 디자인, 영업, 고객관리 등 비즈니스 관리를 위한 강력한 협업툴로도 사용되고 있습니다.
원격근무 팀에서는 왜 Jira가 필요할까요?
원격근무 팀의 생산성을 유지하기 위해 적절한 프로젝트 관리 도구를 사용하는 중요성은 점점 더 커지고 있습니다.
팀원들이 물리적으로 같은 공간에 있지 않고, 서로 다른 시간대에 일할 수도 있기 때문에 실시간 의사소통이 쉽지 않고, 대면적 상호작용이 부족할 수도 있습니다.
Jira와 같은 툴은 모든 팀원이 동일한 업무 페이지 안에서 협업 및 소통할 수 있도록 도와주어 효율적으로 팀 프로젝트를 관리하도록 합니다.
프로젝트 보드와 리포트, 대시 보드 등의 기능을 활용해 업무 단위별, 팀별 등 시각적으로 쉽게 확인할 수 있다는 점이야 말로 Jira의 가장 큰 장점 중 하나입니다. 팀원들은 한 플랫폼 안에서 업무 계획을 세워 우선 순위를 정하고 실제 업무를 단계별로 진행하여 완료하는 과정 전반을 직관적으로 관리 및 추적할 수 있게되죠.
그리고 실시간으로 수정 및 반영되므로 다른 구성원에게 의존하거나 일이 막히는 병목현상이 줄어들고, 다수의 인원이 유연하게 협업할 수 있도록 도움을 줍니다.
이런 환경은 팀 커뮤니케이션 향상에 크게 기여하여 의사소통 부족으로 인한 업무 실수를 줄이는 데 도움을 줄 뿐만 아니라 프로젝트에 참여하는 모든 사람들에게 투명성까지 제공합니다.
Jira를 이용해 프로젝트를 관리하면 다음과 같은 일들이 쉽게 해결됩니다.
- 업무 분담하기
- 프로젝트 로드맵 확인하기
- 업무 진행 상황 확인하기
- 담당자 및 관계자 간 소통
- 리스크 관리
분산된 팀일수록, 프로젝트 규모가 클수록 프로젝트를 관리하는 데 들어가는 시간과 노력은 커지게 됩니다. 사무실에서 다 함께 일할 때는 그나마 누가 무슨 일을 어떻게 하고 있는지 파악하기 수월하지만 모두가 원격근무를 한다면 체계화된 프로젝트 관리는 필수입니다.
특히 규모가 작은 스타트업이라면 PM이 없는 경우가 있습니다. 이런 경우 누군가가 시간을 내서 프로젝트를 관리하기 더욱 쉽지 않으므로 관리 협업툴의 도움을 받으면 훨씬 유용합니다.
Jira로 프로젝트 관리하는 방법
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다양한 보기 형태로 업무 관리 효율성 높이기: 스크럼(Scrum) vs. 칸반(Kanban)
Jira에서는 프로젝트를 생성할 때 ‘스크럼(Scrum)’ 혹은 ‘칸반(Kanban)’ 형태 중 하나를 선택할 수 있습니다.
스크럼은 소프트웨어 제품 개발을 위해 고안된 방법론 중 하나로 기간이 고정된 ‘스프린트(Sprint)’라고 부르는 짧은 업무 주기를 반복하는 특징을 가지고 있습니다. 칸반은 정해진 스프린트(반복적인 주기) 없이 ‘할 일 – 진행 중 – 검토 중 – 완료’와 같이 업무의 흐름에 따라 일을 작은 조각으로 나누어 관리합니다.
깊게 들어가면 두 가지 방식에 많은 차이점이 있지만 둘 다 업무를 관리하기 위한 방법이므로 프로젝트의 성격에 따라 더 효율적인 것을 선택하면 됩니다. 개발팀이라면 스크럼 보드를, 마케팅 팀이라면 칸반 보드를 활용하여 업무를 관리하는 식입니다.
할 일, 진행 중인 일, 검토 중인 일, 완료된 일 등 업무의 양, 진행 상황 등을 직관적으로 볼 수 있고, 각 업무 카드에서 담당자, 중요도, 연결 업무 등도 확인할 수 있습니다.
특히 동시다발적으로 일어나는 업무들의 현재 상태와 다른 사람들이 지금 어떤 일들을 하고 있는지를 바로 파악할 수 있어 여러 이해관계자가 관여하고 있는 복잡한 프로젝트를 관리할 때 매우 유용합니다.
그렇기 때문에 스크럼 보드에 업무를 작성할 때는 누가 보더라도 업무를 잘 파악할 수 있게 보드 안에 상세 설명, 관련 파일, 업무 중요도, 진행 기간, 담당자 및 관련 인원, 업무 관련 이슈, 하위 업무 등을 꼼꼼하게 써놓는 것이 필요합니다. 라벨링을 해놓으면 같은 라벨의 업무끼리 모아서 볼 수 있어 내가 진행하고 있는 업무 외의 진행 상황도 파악하기 쉽습니다.
작업 상황을 필요에 따라 다양한 방식으로 보면 업무를 관리하기 훨씬 수월해집니다. 엑셀같은 목록형 보기 모드로 업무 전체 목록을 볼 수도 있고, 달력 모드로 월간 업무 상황을 보는 것도 가능하며, 로드맵으로 넘어가면 더욱 넓은 시각으로 프로젝트의 진행상황을 파악할 수도 있습니다.
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로드맵으로 워크 플로우 시각화하기
대부분의 프로젝트는 월간 혹은 분기, 길게는 연간 단위로 진행이 됩니다. 프로젝트 달성을 위한 세부 업무들이 있고, 각 단위 업무별로 주간, 일간 단위로 진행되는 업무들이 또 있습니다. 그리고 업무와 업무 간의 연관성도 있죠.
Jira에서는 이 것들을 시각적으로 관리합니다. 선행, 후행, 병행 업무들을 로드맵 안에서 직관적으로 볼 수 있고 각 업무들의 담당자와 진척 상황까지 확인 가능합니다.
세로축에는 업무 목록, 가로축은 시간이 표기되는데 주간, 월간, 분기 단위로 볼 수 있습니다. 일반적인 간트(Gantt)차트에서는 선행 작업의 일정이 변경되었을 경우 연결된 후속 작업에 미치는 영향을 바로 알기 어려운데, Jira는 이런 단점을 보완해줍니다. 선행 업무 일정의 변경 내용이 바로 반영되기 때문에 이를 신속하게 확인하고 종속된 후속 작업에 반영하는 것이 가능합니다.
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추가 플러그인 설치로 업무 효율성 높이기
지라(Jira)의 매력 중 하나로 1천 개가 넘는 방대한 추가 플러그인을 빼놓을 수 없습니다.
간트 차트의 종속성을 시각적으로 잘 표현해주는 빅간트(BigGantt), QA 테스트 관리를 위한 TMS 시스템을 구현해주는 제퍼(Zephyr)와 같은 대표적인 추가 앱을 비롯하여 업무에 필요한 거의 모든 것이 있다고 해도 과언이 아닐 정도죠.
피그마(Figma), 노션(Notion), 슬랙(Slack) 등 다양한 외부 프로그램과 연동하여 Jira 내에서 더 많은 작업을 할 수 있습니다.
예를 들어 마케팅팀에서 기획한 다음 달 프로모션을 위해 디자인팀이 피그마에서 작업한 파일을 연동된 Jira에서 마케팅팀 담당자가 바로 확인할 수 있는 것이죠.
인기 있는 협업툴이라고 우리 회사에 꼭 맞는다고 할 수는 없습니다. 어떤 협업툴을 쓰는지보다 더 중요한 것은 어떻게 활용하느냐, 우리 회사 혹은 나에게 맞는 협업툴인지가 더 중요하니까요. 하지만 많은 원격근무 팀이 Jira를 사용하여 일하는 장소에 상관 없이 보다 효율적으로 협업하고 프로젝트를 원활하게 진행하고 있습니다.
지금 여러분이 하고 있는 프로젝트를 잘 관리하기 위해 어떤 기능이 필요하다고 생각하시나요? 오늘 소개해드린 Jira(지라)의 기능들이 도움이 될 것이라고 생각되신다면 한 번 직접 써보면서 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보시기 바랍니다.
Jira에 대해서 더 자세한 내용을 알고 싶으시다면 아래의 글들도 확인해보세요.
