안녕하세요 플렉스웍입니다. 지난 시간에는 2022년 떠오르는 다양한 원격근무 업무방식에 대해서 자세하게 알아보았는데요. 리모트 근무가 점점 더 확대되어 가고 있어서 이러한 원격근무 팀을 관리하는 리더들의 역할도 더욱 중요해지고 있습니다. 사무실에서 일을 하는 직원들을 관리할 때와는 또 다른 방향의 접근이 필요해지고 있습니다. 그뿐만 아니라 성공적으로 원격근무를 시행하기 위해서는 효과적인 커뮤니케이션 전략이 필요한데요. 오늘은 리모트로 업무를 볼 때 어떤 방법으로 소통을 해야 보다 효과적인지 5가지 전략을 소개해 드리겠습니다.
효과적 커뮤니케이션 전략은 강력한 원격근무 또는 하이브리드 근무 환경을 개발하는 필수 요소입니다. 좋은 커뮤니케이션 습관은 팀원이 동료와 연결되고 비즈니스 결정 및 운영을 인식할 수 있도록 합니다. 커뮤니케이션은 팀이 소외되거나 고립되지 않도록 보장하는 솔루션이기도 하고 보다 탄탄하고 성공적인 협업을 할 수 있게 도와줍니다.
효과적인 원격근무 커뮤니케이션 전략 TOP 5
1.비동기식 업무 및 문서화
달력과 일정을 중심으로 하는 세상에서 우리는 동기적으로 일하는 데 익숙해졌습니다. 따라서 동일한 물리적 또는 가상의 장소에 같은 시간에 존재해야 했습니다. 동기식 업무의 또 다른 단어는 ‘회의’입니다. 비동기식 커뮤니케이션은 회의와 동기식 업무를 없애는 기술입니다. 이러한 업무 방식의 장점 중 하나는 바로, 유연한 일정으로 업무를 완수할 수 있다는 것입니다.
특히 원격근무 및 하이브리드 환경에서는 비동기식 워크플로를 숙지하는 것이 중요합니다. 효율성을 높이고 역기능을 피하기 위해서는 ‘비동기’ 업무의 추진을 우선순위로 삼아야 합니다.
비동기화의 전제조건이자 커뮤니케이션 방법은 바로 문서화입니다. 이는 수신자가 동시간에 응답하거나 심지어는 깨어 있을 필요가 없는 방식으로 메시지를 전달하는 것입니다. 예를 들어, 미팅에 참석하지 못하는 팀원들이 있어도 회의 기록은 철저하게 문서화되어 있기 때문에 모두에게 필요한 내용이 공유될 수 있다는 아주 큰 장점이 있습니다. 조직에 표준화된 문서화 방식이 없는 경우, 먼저 이를 구축하도록 해야 합니다.
또한 비동기화는 즉시 응답할 필요가 없음을 의미합니다. 예를 들어, 동료나 상사가 주말에 이메일을 보내면 월요일에 답장하면 됩니다. 긴급 상황이 발생한 경우에는 팀원끼리 슬랙 같은 협업 툴을 이용해 채팅을 할 수 있습니다.
2. 회의 축소
그렇다면 비동기식 업무 방식을 채택하는 경우 어떤 회의 방식을 선택해야 할까요? 비동기식 커뮤니케이션은 일반적으로 회의에서 ‘실시간’이 아닌 방식으로 정보를 받는다는 것을 의미합니다. 대부분의 사람은 정보에 집중하고 이를 처리하는 데 일정 시간과 사고 과정이 필요합니다.
직원들이 비동기식 업무를 받아들이게 하는 첫 번째 단계는 바로 회의가 반드시 필요하다는 생각을 버리는 것입니다. 예를 들어, 회의를 선택사항으로 만들고 모든 것을 기록 및 문서화할 수 있습니다. 또한 올바른 툴을 사용하면 팀은 온라인 상태에 덜 의존하게 됩니다.
각 미팅의 초대장에 상의할 내용 및 공유 가능한 구글 문서를 첨부하면 보다 쉽게 회의를 선택사항으로 만들 수 있습니다. 이를 통해 사전에 질문을 하거나 비동기적으로 정보를 받고, 나중에 문서화된 결과를 확인할 수 있습니다.
3. 불필요한 회의 거절
곰곰이 생각해 보면 우리가 하는 모든 회의들이 업무에 꼭 필요한 일정이 아닐 수도 있습니다. 회의 일정을 잡기 전에 두 번 생각하고 정중하게 회의 초대장을 보내는 것은 공동의 책임입니다.
효과적으로 커뮤니케이션을 하고 보다 성공적으로 리모트 근무를 하기 위해서는 필요하지 않다고 여겨지는 회의는 정중하게 거절해도 괜찮습니다. 예를 들어, 불필요하다고 생각되는 회의에 이렇게 답할 수 있습니다: “미팅 일정을 잡기 전에 먼저 리뷰를 하고 공유 문서에 피드백을 드려도 괜찮을까요?”
4. 비공식 커뮤니케이션 공식화
사무실에서는 비공식 커뮤니케이션이 자연스럽게 이루어집니다. 따라서 공식 업무 이외의 대화를 나눌 수 있는 기회가 많습니다.
동료와의 사회적 관계가 중요한 이유는 조직 내에서 신뢰를 구축할 수 있기 때문입니다. 또한 비공식적 커뮤니케이션을 통해 우정을 쌓을 수 있습니다. 직장에 진정한 친구가 있으면 보다 즐겁게 일하며 높은 성과를 올릴 수 있습니다.
하지만 원격근무 기업은 팀원이 오가는 복도도, 출근 카풀도 없습니다. 리더는 공식적으로 비공식 커뮤니케이션을 구축하고 모든 팀원이 동료로서 서로를 알아가도록 격려하는 분위기를 조성해야 합니다. 예를 들어, 온라인으로 모든 팀원들이 만나 일과 관련되지 않은 내용의 대화를 하면서 유대감을 키우는 시간을 마련할 수 있습니다.
5. Zoom 해피아워는 이제 그만
팬데믹 기간 동안 갑작스럽게 원격근무를 해야 했던 수많은 팀이 모두를 가상으로 연결하려는 리더와 매니저의 끊임없는 ZOOM ‘해피아워’ 호출에 피로감을 경험했습니다. 이러한 방식 말고도 소셜 회의와 팀 유대감으로 창의력을 유도하고자 한다면 팀의 참여를 이끌어 낼 수 있는 다양한 방법이 있습니다.
온라인 장기 자랑이나 보물 찾기를 주최하는 것도 하나의 방법입니다. GitLab에서는 부모가 자녀에 대해 알 수 있는 ‘주스 박스 채팅’을 정기적으로 실시했습니다. 이러한 옵션은 팀원이 화상회의를 중심으로 하는 작업 없이도 보다 개인적으로 동료와 연결될 수 있는 더욱 편안한 분위기를 조성합니다.
또 다른 방법으로는 봉사활동을 예로 들 수 있습니다. 팀원과 화상 회의로 채팅하는 공동의 시간을 지정하는 대신, 각 팀원이 지역 커뮤니티에 도움을 주는 봉사활동하는 시간을 적용하는 것입니다. 이러한 접근 방식은 시간대 및 가족과의 시간에 보다 포용적일 뿐만 아니라(달력에 지정된 날짜가 아니라 한 주 동안 언제든 원하는 시간에 가능하므로), 직원들이 지역 이웃 및 공동체에서 업무 이외에 할당된 교류 시간을 채울 수 있도록 합니다. 이러한 문화를 업무에 도입하면 비공식적인 커뮤니케이션을 촉진하는 신선한 매개체가 될 수 있습니다.
이렇게 효과적으로 리모트 근무를 하기 위한 5가지 커뮤니케이션 전략 팁을 알아보았는데요. 이 외에도 플렉스웍 만의 팁 간단한 팁을 드리자면 다양하고 효과적인 협업 툴을 적극적으로 이용하는 것입니다. 예를 들어, 소통을 위해서는 슬랙을 이용할 수 있습니다. 업무에 따라 다르겠지만 이메일보다 편리하게 이용되는 경우가 많고 빠르게 답장도 가능합니다. 또한 업무관리를 위해서는 Monday 혹은 Asana 등의 툴을 이용해서 스케줄이나 데드라인을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
편집 Flexwork
출처 GitLab 2022 The Remote Playbook
